+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как сделать кадровый архив

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации. Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу. В первую очередь секретарю понадобятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [1] далее — Правила В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел. Сроки хранения определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [2] далее — Перечень и по ст.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова М.М.

Хранение кадровых документов и их архив

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами. Документ передается на хранение в Архив с января года, который идет вслед за годом окончания использования документа.

Документы, передаваемые в архив, имеют четкий срок хранения, которое организации обязаны законодательно соблюдать — временные до 50 лет и постоянные сроки хранения. Документы, у которых истек срок хранения, подлежат уничтожению. Ответственность за сохранность кадровых документов, а также правильную организацию хранения кадровых документов несёт руководитель организации. Кадровые документы — документы, содержащие персональные данные сотрудников, к организации учёта, хранения и уничтожения которых государство предъявляет особенные требования.

ОСГ Рекордз Менеджмент - архивная компания, которая обеспечивает архивное хранение кадровых документов организациям малого, среднего и крупного бизнеса по всей России. Архивное хранение кадровых документов осуществляется в профессиональных архивах документов, которые ОСГ оборудовала в соответствии с Правилами работы архивов организаций, международными стандартами организации высококлассных архивов.

Доверьте и вы архивное хранение кадровых документов своей организации ОСГ Рекордз Менеджмент и мы сохраним ваши документы в соответствии с требованиями архивного законодательства, трудового кодекса и закона о персональных данных Российской Федерации. Как осуществляется архивное хранение кадровых документов 1. Сделайте заказ Закажите перемещение своих документов в архивы ОСГ на профессиональное хранение через свой уникальный доступ к системе интеллектуального управления документами - i-Архив.

Мы придем к вам на следующий день, и вывезем документы их вашего офиса в современный и безопасный архив. В архивах хранения документов ОСГ ваши документы в полной безопасности, и конфиденциальность данных защищена. Заказы в i-Архиве 2. Мы сформировали собственную курьерскую службу с современным автопарком и способны принять документы на хранение из любого города страны, в любом объёме.

Просто сделайте заказ и получите свободу, будучи спокойными за сохранность ваших документов. Вывоз и доставка документов 3. Регистрация документов Уже перед тем, как вывезти документы от вас, на каждый комплект документов мы клеим уникальную наклейку - штрихкод, который сразу же регистрируем в базе данных ОСГ, фиксируя факт приёма от вас и перемещения документов в ОСГ.

Все штрихкоды сканируются на каждом этапе перемещения документов - от вашего офиса до конкретного места на стеллаже в архиве ОСГ. Упаковка для документов 4. Надёжное хранение Архивы ОСГ оборудованы централизованной системой безопасности, системами контроля температурно-влажностного режима и доступов на территорию. Системы безопасности и процессы работы ОСГ защищают ваши документы на всех этапах хранения.

Вам больше не нужны громоздкие металлические шкафы и связки ключей для защиты документов - ОСГ обеспечивает безопасность данных документов и вашу. Архивы ОСГ 5. Архивная обработка документов Чтобы убедиться, что все кадровые документы на сотрудников присутствуют в вашем архиве, для правильного формировании сшива дел, структуризации и упорядочения кадрового архива закажите архивную обработку в ОСГ. У нас работают профессиональные архивисты первого класса. Мы упорядочим и опишем ваш архив.

В результате обработки вы будете иметь полное представление о состоянии своего архива кадровых документов. Архивная обработка документов 6. Управляйте документами Когда вам понадобится документ, или дело сотрудника, просто закажите скан-копию нужного документа в е-Архив, или доставку бумажного оригинала прямо к вам в офис. После работы с документом верните его в архив. Заказы делать легко в i-Архиве. Передайте все свои документы на хранение в архивы ОСГ - подключите региональные офисы к услуге внеофисного хранения документов в ОСГ и обеспечьте безопасность персональных данных во всей компании.

Пообщайтесь с консультантом: 8 10 Заполняя поля формы и передавая свои персональные данные, Вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой обработки Персональных данных и согласны с ее пунктами, и также выражаете своё согласие предоставить ОСГ Рекордз Менеджмент персональные данные о себе.

Архивное хранение кадровых документов Главная Услуги Архивное хранение документов Архивное хранение кадровых документов. Сохранение денег BPO.

Архивное хранение кадровых документов на аутсорсинге — замечательная возможность сохранить деньги вашего бюджета. Хранение документов на аутсорсинге дешевле, чем организация собственного архива в компании, освобождает от покупки оборудования и найма архивистов. Лёгкий контроль. ОСГ даёт вам i-Архив — это ваш современный инструмент для управления своими бумажными документами.

Вы легко контролируете и управляете своими документами, работа становится проще, продуктивность растёт. Надёжное хранение. Архивные хранилища ОСГ оборудованы централизованной системой безопасности, современным оборудованием, системами климат-контроля. Ваши документы защищены в архивах ОСГ. Полная конфиденциальность. Документы внутри архивов ОСГ хранятся в обезличенных архивных коробах, так что невозможно узнать кому приндлежит конкретный короб. В отличии от офисного хранения от прочитывания, копирования, утери или случайного уничтожения, огласки коммерческих или персональных данных документы защищены в архивах ОСГ.

Соблюдение законов. ОСГ помогает вам соблюдать законы, устанавливающие требования к организации учёта и хранения документов организации. Легко начать. Легко начать использовать Гениальные услуги ОСГ для хранения и управления своими документами. Заказывайте профессиональное хранение своих документов через систему i-Архив.

Федеральный масштаб. ОСГ обладает самой широкой сетью архивов по стране и оказывает услуги во всех городах России. Хранение кадровых документов Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Архивное хранение кадровых документов обычно производится в кадровом департаменте, в собственном архиве организации или внеофисно — в профессиональном коммерческом архиве. Архивное хранение кадровых документов, правила и нормативы регулирует трудовое законодательство. Сделать запрос стоимости сейчас. Заказы в i-Архиве. Вывоз и доставка документов.

Упаковка для документов. Архивы ОСГ. Архивная обработка документов. Управление документами. Узнайте больше о компании. Обратитесь в ОСГ сегодня Воплотите свои мечты!

Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время. ОСГ Рекордз Менеджмент 8 10 В какой услуге вы заинтересованы? Архивное хранение документов Архивная обработка документов Конфиденциальное уничтожение документов Электронный архив е-Архив Сканирование документов Хранение магнитных носителей Бэкапирование данных Инвентаризация основных средств Другое.

Как вы узнали об ОСГ? Из поисковой системы По рекомендации Из рекламы Из статьи. Я согласен на на обработку моих персональных данных Заполняя поля формы и передавая свои персональные данные, Вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой обработки Персональных данных и согласны с ее пунктами, и также выражаете своё согласие предоставить ОСГ Рекордз Менеджмент персональные данные о себе.

Связаться с ОСГ. Я согласен на на обработку моих персональных данных Заполняя поля формы, вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой обработки персональных данных и выражаете согласие предоставить ОСГ свои персональные данные.

Продолжая пользоваться сайтом www. Подробнее о том, как мы используем эти данные, можно узнать в Политика cookie.

Архивное хранение кадровых документов

Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения до 75 лет и более. Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно. Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение , при их архивировании особое внимание уделяют:. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено. Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело. На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов.

Как организовать хранение документов? При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

В деятельности каждой организации большое значение отводится кадровым документам. Необходимость данной документации продиктована требованиями государства по ведению и сохранению всех документов, связанных с трудовой деятельностью и стажем каждого работника. Учитывая большие сроки хранения документов, возникает необходимость в непрерывном архивировании кадровых документов. В соответствии с существующим законодательством личные дела и другие документы следует своевременно подготавливать для архивного хранения. Сначала проводится экспертиза по установлению ценности документов, по результатам которой ряд документов отбирается для длительного хранения в архиве. Архивирование кадровых документов обязательно включает в себя такие процедуры, как оформление дел и опись документов в архив. При оформлении документов в архив следует учитывать следующее обстоятельство: в личные дела помещаются документы, оформленные по всем правилам. Для тех дел, что не подлежат архивному хранению, оформляются акты, на основании которых подобная документация подлежит уничтожению. Порядок данной процедуры также чётко регламентирован.

Опись и архивирование кадровых документов

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив. Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Обратите внимание!

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона. Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами.

Архивирование кадровых документов

Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров , должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника п. А распоряжение Правительства РФ от 21 марта г. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов. Лучше всего создать для этих целей архив и на локальном уровне урегулировать его компетенцию разработать Положение об архиве фирмы.

Любая организация, коммерческая или государственная, неизбежно имеет дело с кадровой документацией. Ведь все, что связано с профессиональной деятельностью гражданина, является сферой непосредственного интереса государства. Дело в том, что государство обеспечивает механизм пенсионного страхования и, следовательно, нуждается в сохранении всей документации, относящейся к трудовому стажу конкретного человека. Существуют нормативные правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами и их использование. Предусмотрена ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов по личному составу. За время работы организации накапливается большое количество документов по личному составу. Что необходимо делать с этой документацией?

После работы с документом верните его в архив. Заказы делать легко в i-​Архиве. Передайте все свои документы на хранение в архивы ОСГ - подключите.

Общие вопросы организации хранения документов. В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение. Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Хранение кадровых документов может быть организовано по-разному, но обязанность по такому хранению одинакова для всех, поскольку прямо предусмотрена Федеральным законом от Пункт 4. Для наглядности мы привели в таблице 1 перечень основных мероприятий, которые нужно провести в конце текущего года и начале следующего календарного года работнику отдела кадров для создания архива документов по личному составу. При передаче документов в госархив номенклатуру дел обязаны составлять организации п. У остальных юридических лиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но необходимо иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в государственный архив п.

Порядок подготовки дел к передаче в архив.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Когда писать запрос в архив?🏛🏛 Сам себе генеалог
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Влас

    Желаю поработать над звуком.

  2. creatantoespan

    Ни одной статьи не упомянуто, лишь сарафанное радио, о котором все слышали, но никто не знает где прозвенело.

  3. Лиана

    Не могу найти закон по этому изменению, дайте ссылку?